Voor media- en communicatieprofessionals is en blijft het een prioriteit om earned media te krijgen. Toch zijn veel professionals het erover eens dat deze missie in het huidige medialandschap steeds uitdagender is. 

Nu het aantal pr-professionals volgens sommige schattingen vijf keer zo groot is als het aantal journalisten, is er veel concurrentie voor de aandacht van journalisten. En aangezien journalisten ook steeds meer moeten worstelen om hun werk te doen met steeds minder middelen, hebben ze nog minder tijd om pitches te beoordelen of contact te onderhouden met pr-professionals. 

Dus wat kun je als pr- of communicatieprofessional doen om de aandacht van journalisten te krijgen? En om daarnaast ook die cruciale eerste stap te zetten naar het opbouwen van een langdurige relatie?

Lees ook: 14 manieren om relaties met journalisten te onderhouden (of te verbreken)

Voor het 14e 2023 State of the Media Report, vroegen we journalisten ons te vertellen over communicatieprofessionals die indruk op hen hebben gemaakt. Deze verhalen geven je inzicht in hoe je een goede samenwerking met journalisten opbouwt.

 

De waarde van menselijk contact

Journalisten waarderen het enorm als communicatieprofessionals echt de tijd nemen om ze te begrijpen. Wij onderzochten waar journalisten over schrijven en welke content ze relevant vinden.

In de reacties van onderstaande journalisten lees je terug dat vooral goed afgestemd persoonlijk contact waardevol is, meer nog dan het massaal versturen van een persbericht:

• "Een communicatieprofessional bereikte ons recentelijk met een pitch, maar liet in haar e-mail echt zien dat ze haar huiswerk had gedaan. Ze noemde namelijk duidelijk gasten/onderwerpen die we in het verleden hadden behandeld en die overeenkwamen met haar klant."

• "Het is fantastisch als relevante pr-mensen contact opnemen met de opening 'Ik heb geen pitch, maar ik wilde even controleren of ons team je nog de dingen biedt die je nodig hebt, en wanneer je die nodig hebt’.”

• "Een communicatieprofessional anticipeerde op onze behoeften via onze redactionele kalender en stelde een onderwerp voor een artikel voor, dat van een van haar klanten was."

• "Een onverwacht contact leidde tot een idee voor een verhaal dat ik op het punt stond te publiceren. De publicist regelde snel de benodigde info en quote zodat ik deze op het laatste moment nog kon toevoegen aan mijn bestaande verhaal."

 

Het publiek van een journalist begrijpen

Naast het belang van de persoonlijke benadering, toonde het onderzoek aan dat het een positieve impact heeft als je het publiek van een journalist goed begrijpt. Dit zijn de reacties over dit onderwerp:

• "Ik ben onder de indruk als iemand echt lijkt te begrijpen wat ik publiceer. En op basis daarvan contact zoekt."

• "De pr-professional kende simpelweg mijn publiek. Daarom blijf ik haar en haar bedrijf benaderen."

• "Ze begrepen mijn merk en mijn publiek. Ze waren een voormalige omroep, dus ze begrepen wat er nodig was en stuurden geen irrelevante content. We hebben een goede relatie opgebouwd."

• "Het was de eerste nuttige pitch die ik kreeg van iemand die ik nog niet kende. Het was verrassend dat een onbekende zoveel moeite had gedaan om echt te begrijpen of hun item ‘nieuws’ was voor mijn publiek..."

Tijdige levering van experts, data en multimedia

Een pitch of persbericht brengt vaak de globale onderdelen van een verhaal over. Maar journalisten willen vaak dieper in een verhaal duiken. Ze hebben weinig tijd, harde deadlines en weinig ruimte. Dus elke pr-professional die hen dat beetje extra biedt, valt in de smaak. 

Dat blijkt ook uit deze reacties afkomstig uit het State of the Media rapport:

• "De pr-medewerker plande een gesprek voor me in met een expert en liet ons vervolgens onafhankelijk van elkaar in contact komen. In plaats van erop aan te dringen om deel te willen nemen aan het gesprek en het te modereren. Ik waardeerde die kans op een openhartig een-op-eengesprek met de bron."

• "Ik kreeg binnen 10 minuten een antwoord van een pr-professional met commentaar en alle info die ik nodig had voor een item. Ik kreeg daardoor het gevoel dat ze een betrouwbaar contact was."

• "Ik nam rechtstreeks contact op met de pr-professional en ontwikkelde een sterke zakenrelatie omdat we allebei iets nodig hadden. Ik had een consistente stroom van zakelijke experts nodig. En zij hadden een consistente mediaoutlet nodig om hun informatie en talent te etaleren."

• "Ze voorzagen me snel en efficiënt van alle middelen die ik vroeg (foto's, citaten)."

   

De pr-actie die een slechte indruk achterliet

Een pr-misser kan variëren van meedogenloos e-mailen, tot het sturen van pitches met overduidelijke clickbait of met marketingjargon. Dit zijn een paar veelzeggende antwoorden:

• "Twee verschillende pr-mensen van dezelfde organisatie belden en mailden me. Ondanks dat we tijdens de eerste follow-up zeiden dat wij contact zouden opnemen met hen als ik nog iets nodig had."

• "Ze pitchten me verhalen die absoluut niet relevant waren voor mijn doelgroep/publiek en bestookten me vervolgens met vragen."

• "Ik vind het zeer negatief als we afspreken dat we binnen een uur of op dezelfde dag nog contact hebben en ik pas de volgende dag van ze hoor. En ík dan degene moet zijn die belt om te vragen wat er aan de hand is."

• "Een communicatieprofessional gaf me een stuk dat ik vooraf accepteerde. Toen ik het ontving, was het niet wat ik ervan verwacht had. Er waren onvoldoende details over de technische toepassing en er was veel extra commentaar over de grote lijnen. Het gaf me een negatieve indruk omdat het overeenkwam met wat me was beloofd."

   

5 Belangrijke opmerkingen

In de mediawereld zijn relaties van cruciaal belang voor succes. En het is die eerste indruk die een relatie maakt of breekt nog voordat deze is begonnen. De bovenstaande uitspraken onderstrepen het belang van het maken van een positieve eerste indruk. Gebruik deze tactische tips als leidraad voor je mediastrategie.

 

1. Doe je huiswerk

Leer je contactpersoon kennen en onderzoek hoe ze dagelijks te werk gaan, de onderwerpen die ze behandelen en de uitdagingen waar ze te tegenaan lopen. Het beheren van die relatie helpt je om betere resultaten te behalen.

 

2. Respecteer deadlines

Veel journalisten hebben een tekort aan tijd en middelen. Dus je bouwt veel vertrouwen op als je hun deadlines begrijpt en de informatie levert die ze nodig hebben.

 

3. Kom beloftes na

Je legt een solide basis voor een toekomstige relatie met een journalist als je de beloofde expert voor een interview, citaat of een verduidelijking van data levert. Uiteraard binnen de beloofde tijd.

 

4. Denk proactief

Zowel proactieve als reactieve strategieën zijn essentieel voor pr-professionals. Maar als je journalisten proactief benadert en hun werk makkelijker maakt, helpt dit je op lange termijn om de juiste journalisten en doelgroepen te bereiken.

 

5. Transparantie is belangrijker dan clickbait

Bereik krijgen is het doel. Maar ga je verhaal niet overdrijven in de hoop dat een journalist erop klikt. Wees duidelijk over de reden waarom je contact opneemt. En onthoud dat een persbericht dat klinkt als een marketingbrochure in de top tien ergernissen van journalisten zit.

Meer weten over een succesvolle mediastrategie?

Ontdek zelf waarom toonaangevende merken met Cision werken om hun mediabereik te vergroten. Neem contact met ons op!